Tương lai của nghề trợ lý trong kỷ nguyên số
“Thời đại mới của nghề trợ lý” là tọa đàm được tổ chức nhân dịp kỷ niệm Administrative Professionals Week 2024 - Tuần lễ của người làm Hành chính 2024. Tọa đàm nhằm vinh danh vai trò của những người đang nắm giữ công việc hành chính, trợ lý; thảo luận về thực trạng ngành này hiện nay tại Việt Nam. Qua đó đưa ra những gợi ý, tư vấn mang yếu tố thời đại và có tính cập nhật, đổi mới.
Chương trình có sự tham dự của ông Lê Quốc Minh - Ủy viên TƯ Đảng, Tổng Biên tập Báo Nhân Dân, Phó Trưởng Ban Tuyên giáo TƯ, Chủ tịch Hội Nhà báo Việt Nam; ông Lê Trọng Minh - Tổng Biên tập báo Đầu tư; ông Nguyễn Văn Bá - Tổng Biên tập báo Vietnamnet; bà Nguyễn Ngọc Diệp - Phó Tổng Giám đốc Tạp chí Kinh tế Việt Nam; các nhà lãnh đạo, quản lý, giám đốc các doanh nghiệp cùng các trợ lý, thư ký, nhân viên hành chính đang miệt mài đóng góp cho sự vận hành của các cơ quan/doanh nghiệp.
Chia sẻ tại toạ đàm là các diễn giả hàng đầu trong lĩnh vực này: PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam; bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll; ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific).
Trước đây, công việc định hình cho các trợ lý/thư ký thường bị nhầm lẫn, gắn với các công việc văn thư, giấy tờ, hậu cần. Nhưng từ sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, những biến chuyển về nhân sự tại các tập đoàn lớn đã khiến công việc này có nhiều thay đổi.
Thạc sỹ Trần Thị Thu Hương cho biết để trở thành một trợ lý chuyên nghiệp, ngoài các kiến thức về kinh tế, kỹ năng quản trị tốt thì tố chất quan trọng nhất mà các trợ lý cần có đó là sự linh hoạt. "Giống như tính chất của nước, tôi cho rằng một trợ lý giỏi là người có khả năng thích nghi với mọi hoàn cảnh, cương nhu tuỳ lúc và chủ động trong việc triển khai các ý tưởng của lãnh đạo.
Các trợ lý không chỉ là "quân Mã" trên bàn cờ tướng mà có thể là bất kì quân cờ nào để đảm bảo hỗ trợ tốt nhất cho người đứng đầu" - thạc sỹ Trần Thị Thu Hương chia sẻ.
Khảo sát thực tế thị trường việc làm hiện nay, không thể phủ nhận rằng công việc trợ lý hoặc thư ký, đặc biệt là trợ lý hoặc thư ký cho những chức vụ cao cấp trong các công ty luôn thuộc nhóm việc được trả lương hấp dẫn, thu hút nhiều bạn trẻ. Đồng thời, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho công việc này là rất lớn. Giám đốc Công ty TNHH TalentsAll Đàm Thị Thu Trang - một chuyên gia trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhân sự - cho rằng không chỉ ở Việt Nam mà trên thế giới, nhu cầu tuyển dụng ví trí Trợ lý chuyên nghiệp ngày càng tăng cao. Thậm chí một giám đốc có thể có nhiều trợ lý cho từng dự án/kế hoạch khác nhau trong lộ trình phát triển của doanh nghiệp. Theo đó, cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của những người làm trợ lý cũng ngày càng nhiều và được quan tâm, bồi dưỡng để trở thành thế hệ lãnh đạo kế cận hoặc nắm giữ các vị trí cao hơn ở các vai trò độc lập.
Chia sẻ về vai trò của người trợ lý giám đốc, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam cho biết: Làm việc dưới quyền giám đốc hoặc chủ tịch tập đoàn, trợ giúp xây dựng và triển khai các mục tiêu chiến lược, những nhân sự trợ lý hoặc thư ký này chịu trách nhiệm giám sát và điều phối quá trình thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phòng ban cụ thể trong doanh nghiệp.
“Trong công việc của mình, người trợ lý còn kết nối mọi người và hỗ trợ vận hành thông qua việc sắp xếp, báo cáo, tham mưu, thậm chí là hoạch định và đóng góp vào các quyết sách, chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, có thể coi công việc của người trợ lý đã trở thành “mạch máu” của mỗi công ty, doanh nghiệp, tổ chức; giúp lãnh đạo doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tập trung đem lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp”, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang nói.
Cũng theo PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, một trợ lý giỏi cần sắp xếp được các công việc mà người giám đốc không phải lo lắng. Tức là phải tạo được sự tin tưởng của giám đốc và có thể giúp giám đốc điều phối các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng hạn.
Từng có nhiều năm giảng dạy ở trường đại học, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang cho biết, đã từng chứng kiến những bạn trẻ là sinh viên có thiên hướng, thậm chí có kế hoạch để trở thành trợ lý. Vì họ có người quen hoặc người nhà là trợ lý nên thấy rằng, trợ lý giám đốc được đi dự những bữa tiệc sang trọng, được gặp gỡ những người nổi tiếng, được học hỏi nhiều điều... Hay các bạn trẻ làm việc trong các doanh nghiệp, khi đã có kỹ năng, trải nghiệm, họ thấy nghề trợ lý có con đường phát triển sự nghiệp nhanh hơn, do có cơ hội tiếp xúc với nhiều chuyên gia, lãnh đạo có thể giúp họ xử lý các vấn đề quan trọng; và có sự tiến thân trong sự nghiệp rất tốt.
“Mỗi người có cách tiếp cận với nghề khác nhau, nhưng theo tôi, điều quan trọng là nghề trợ lý cần có đam mê, vì công việc này rất vất vả”, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang nhận định, đồng thời khẳng định: "Trợ lý là nghề không thể bị trí thông minh nhân tạo AI thay thế".
"AI có thể giúp trợ lý giảm tải một số khâu, một số công việc, giúp họ tiết kiệm thời gian chứ không thể hoàn toàn thay thế nghề trợ lý. Bởi, người trợ lý điều hành giúp việc cho giám đốc cần có phẩm chất trí tuệ cảm xúc. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng. Chẳng hạn, khi xây dựng định hướng, chiến lược, AI có thể tổng hợp dữ liệu, đề xuất phương án nhưng chọn phương án nào thì cần dựa trên tư duy, logic, kinh nghiệm, cảm giác của người trợ lý.
Hay nói về sự cộng tác, một trong những tố chất của người trợ lý là kết nối, làm việc nhóm để nắm bắt, tổng hợp thông tin, cảm xúc trước khi đưa ra giải pháp thì AI không thể làm được" - PGS. TS Đào Thị Thu Giang chia sẻ thêm.
Với kinh nghiệm thực tế hàng chục năm làm tuyển dụng nhân sự, bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll cho biết, trong quá trình tuyển dụng nhân sự đã gặp nhiều ứng viên nhầm lẫn giữa tính chất của 3 công việc: hành chính, thư ký và trợ lý. Thực tế, hành chính là vị trí riêng làm công việc văn phòng như lo giấy, mực in, thuê văn phòng và các công việc liên quan đến hành chính. Nghề thư ký thì đa phần bên cạnh công việc chuyên môn còn phải hỗ cả những công việc cá nhân của quản lý của mình. Còn trợ lý thường có hàm lượng chuyên môn rất cao. Nhà tuyển dụng thường yêu cầu cao về chuyên môn nhất định như kế toán, nhân sự hay pháp chế,… người trợ lý cần giỏi lĩnh vực chuyên môn phụ trách và cả một số mảng khác nữa.
“Ở tổ chức, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường thì một nhân sự phải kiêm nhiệm nhiều vị trí nên đôi khi còn bị nhầm lẫn”, bà Đàm Thị Thu Trang chia sẻ.
Chia sẻ về những phẩm chất, kỹ năng một người trợ lý cần có, bằng kinh nghiệm 10 năm làm trợ lý, ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific) cho biết: Một người trợ lý cần có tất cả các kỹ năng của một nhân viên văn phòng. Đây là kỹ năng cơ bản. Cùng với đó, kỹ năng đặc biệt quan trọng của người trợ lý là phải xây dựng được sự tin cậy đối với nhà quản lý. Kỹ năng này cần được rèn luyện và tôi luyện mỗi ngày. Bên cạnh đó, trợ lý cần linh hoạt thích nghi để thích ứng với những môi trường, biến động khác nhau, các tổ chức, doanh nghiệp khác nhau trong bối cảnh kinh tế thay đổi liên tục.
Cũng trong khuôn khổ toạ đàm, cuốn sách Trợ lý thời hiện đại (The Modern-Day Assistant) của tác giả người Anh Lucy Brazier chính thức ra mắt phiên bản tiếng Việt. Cuốn sách mang đến nhiều kiến thức từ chính những vấn đề mà các trợ lý toàn cầu gặp phải mỗi ngày. Đồng thời đưa ra cách giải quyết và những bài học mà bất kì người trợ lý nào cũng mong muốn được chỉ dẫn.
Đây là tiền đề cho sự kiện giới thiệu "Tủ sách dành riêng cho người làm trợ lý - Enlighten books" do cô Trần Thị Thu Hương và cô Trần Thị Kiều Anh đồng sáng lập.
